Am construit pentru o florărie din Moldova un sistem care leagă comenzile, stocul și rapoartele într-un singur loc

Vânzătorii preiau comenzi și vânzări din magazin, stocul se actualizează singur, iar administratorul vede zilnic venitul, pierderile și marja pe fiecare produs.

Sistem de gestiune pentru o florărie: comenzi, stoc și plăți

Date

Client

Bloom Florist, Moldova

Tip

Aplicație web internă

Module

Comenzi, vânzări în magazin, stocuri, pierderi, furnizori, rapoarte, utilizatori, jurnal de activitate

Roluri

Administrator și vânzător

Limbi

Română, engleză

S · Situație: problema de businessT · Sarcină: obiectiv și constrângeriA · Acțiune: business și tehnicR · Rezultat: câștig și economii

01 / Situație

Problema de business

Florăria lucrează cu marfă care se strică repede și cu comenzi care vin pe mai multe canale: telefon, magazin, livrări programate. Fără un sistem comun, cine preia comanda nu știe sigur ce flori mai sunt în stoc, iar proprietarul află abia la sfârșitul lunii cât s-a pierdut din flori ofilite sau deteriorate.

Problema conta pentru că în florărie marja se pierde în detalii: un buchet vândut sub costul real, un lot de trandafiri aruncat, o comandă uitată pentru ziua de mâine.

02 / Sarcină

Să găsim împreună cu echipa florăriei o soluție care ține comenzile, stocul și costurile într-un singur loc, astfel încât vânzătorii să lucreze rapid, iar proprietarul să vadă unde câștigă și unde pierde.

Constrângeri

Date financiare protejateVânzătorii lucrează cu stocul, dar nu văd prețurile de achiziție, marja și profitul; regulile sunt aplicate în baza de date, nu doar în interfață
Stoc corect cu mai mulți oameni simultanDoi vânzători pot vinde aceeași floare în același minut; stocul nu are voie să scadă sub zero, iar o comandă anulată returnează marfa o singură dată
UtilizatoriVânzători fără pregătire tehnică, care lucrează în picioare, pe telefon
Cost realAcelași trandafir costă diferit de la o livrare la alta, deci costul se recalculează la fiecare recepție, ca profitul raportat să fie cel real
LimbiInterfața funcționează în română și engleză

03 / Acțiune

Soluția oferită

Nu am început cu ecrane. Am început cu ziua de lucru a florăriei și am stabilit împreună cu clientul cine face ce: vânzătorul preia comenzile și servește clienții din magazin, administratorul primește marfa de la furnizori, fixează prețurile și urmărește cifrele. Am urmărit apoi drumul unei flori, de la livrarea furnizorului, prin comandă sau vânzare directă, până la buchetul livrat sau la pierdere, și am scris pentru fiecare etapă un document de proiectare înainte de cod.

Am construit în etape, urmând aceeași zi: dimineața administratorul vede comenzile zilei și stocul care se termină, vânzătorii mută comenzile din „Confirmată” în „În lucru” și „Gata”, marfa nouă se recepționează cu furnizorul atașat, florile stricate se trec ca pierdere cu motiv, iar seara rapoartele arată venitul, profitul și pierderile perioadei. Fiecare acțiune importantă rămâne într-un jurnal care arată cine a făcut ce și când.

A1 · Business

Am stabilit împreună cu clientul rolurile: ce poate face și ce vede vânzătorul, respectiv administratorul.
Am urmărit drumul unei flori, de la furnizor la client sau la pierdere, și am scris un document de proiectare pentru fiecare etapă.
Stocul se rezervă la crearea comenzii, ca florile promise unui client să nu fie vândute altuia.
Vânzarea din magazin folosește același flux ca o comandă, într-un mod rapid, ca echipa să învețe un singur mod de lucru.
Pierderile se înregistrează cu motiv, iar fiecare recepție de marfă are un furnizor, ca proprietarul să vadă de ce și de unde se pierde.
Datele financiare rămân confidențiale, iar fiecare acțiune importantă are un autor în jurnal.

A2 · Tehnic

Web appAplicație care merge în browser, pe calculator și pe telefon, fără instalare
Cloud databaseToate datele florăriei într-o bază de date în cloud, într-un singur loc
Role-based accessAdministratorul și vânzătorul văd și pot face lucruri diferite; regulile sunt aplicate în baza de date
Stock ledgerFiecare mișcare de stoc e o înregistrare în istoric; stocul și costul mediu se calculează automat
Safe order creationComanda și produsele ei se salvează împreună sau deloc; prețurile și numărul comenzii le stabilește serverul
Audit trailJurnal cu cine a făcut ce și când, care nu poate fi falsificat din aplicație

Ecrane cu date demonstrative

04 / Pe parcurs

Ce am descoperit la mijlocul proiectului

Alte obstacole și ajustări

Crearea unei comenzi atinge mai multe tabele deodată: comanda, articolele, stocul rezervat și jurnalul. Am mutat crearea într-o singură funcție atomică în baza de date, ca o comandă să nu rămână niciodată pe jumătate salvată.

Plățile online au cerut confirmare prin webhook, protecție la plăți duble pentru aceeași comandă și un ecran de reconciliere cu înregistrările furnizorului.

Pe parcurs au apărut vânzarea directă din magazin, raportul de pierderi pe motive și jurnalul de activitate pe utilizatori. Navigarea de jos pentru telefon a fost adăugată pentru vânzătorii care lucrează din magazin.

05 / Rezultat

Ce a câștigat clientul

Florăria lucrează acum dintr-un singur loc: comanda preluată la telefon rezervă imediat florile, vânzarea din magazin scade stocul, iar recepția de marfă actualizează costul. Proprietarul vede în fiecare zi venitul, ce produse aduc profit, ce stoc se termină și de ce se pierde marfă, fără să adune cifre din caiete.

Vânzătorii nu mai pot vinde ce nu există, iar orice modificare are un autor în jurnal.

06 / Galerie