Kindergarten app: o platformă modulară cu autentificare pentru mai multe grădinițe, care unește evidența copiilor, a personalului și a banilor, cu acces separat pe roluri

Problema de business

O grădiniță lucrează zilnic cu informații care trebuie să ajungă la oamenii potriviți: datele de identitate ale copiilor, alergiile și notele medicale, părinții de contact, contractele, repartizarea pe grupe, plățile și cheltuielile. Fiecare dintre aceste informații are alt public. Educatorul trebuie să știe imediat dacă un copil are o alergie, conducerea trebuie să vadă imaginea de ansamblu, iar anumite date nu au ce căuta la toată lumea.

Datele copiilor sunt sensibile și intră sub incidența GDPR. Când informațiile nu au un loc comun și reguli clare de acces, crește riscul ca o informație importantă să nu ajungă la cine are nevoie de ea, sau să ajungă la cine nu trebuie.

Să găsim împreună cu clientul o soluție care adună toate datele grădiniței într-un singur sistem sigur, astfel încât fiecare om din echipă să lucreze rapid cu exact informațiile de care are nevoie.

• Date sensibile ale copiilorDate medicale și de identitate ale minorilor, protejate conform GDPR: acces strict, istoric al modificărilor și anonimizare reală la cerere
• Roluri diferiteConducerea vede tot, educatorul doar grupa lui; unele module, precum bazinul, se acordă individual, per persoană
• Utilizatori non-tehniciEducatori care folosesc aplicația în timpul zilei de lucru; fără conturi create singuri, totul pornește dintr-o invitație
• Date existente de adus în sistemEvidențele existente ale grădiniței trebuiau aduse în sistem și curățate
• Pregătit pentru mai multe grădinițeDatele fiecărei grădinițe sunt izolate de la început, ca platforma să poată primi și alte grădinițe

Soluția oferită

Am început cu analiza: cine lucrează în grădiniță, ce date atinge fiecare și ce nu are voie să vadă. Din asta au ieșit un document de cerințe și un model de roluri cu trei trepte, super-administrator, administrator și educator, cu reguli scrise o singură dată și aplicate atât în interfață, cât și în baza de date. Împreună cu clientul am stabilit ce e esențial pentru prima versiune (copii, grupe, personal, setări) și ce vine după (prezență, finanțe, bazin), apoi am adus în sistem datele existente ale grădiniței și le-am curățat.

Apoi am construit urmând ziua de lucru. Administratorul vede pe panou câți copii sunt înscriși, grupele active și ultimele modificări. Educatorul marchează prezența grupei: prezent, absent, motivat, bolnav. Pe fișa copilului găsește imediat alergiile și notele medicale, plus părinții de contact. Antrenorul de înot își setează disponibilitatea, iar programul ședințelor la bazin se generează din tipare recurente. Conducerea înregistrează plăți, aprobă sau respinge cheltuieli, cu motiv, și vede totalurile.

Accesul îl hotărăște baza de date, nu doar interfața. Nu există înregistrare publică: personalul intră doar prin invitație, iar un administrator poate invita doar educatori, doar în grădinița lui. Platforma e modulară: bazinul, de exemplu, e un modul care se acordă individual, per persoană, nu pe tot rolul. Mai multe grădinițe pot folosi aceeași platformă, fiecare cu propriii utilizatori, iar datele fiecăreia sunt izolate de ale celorlalte; super-administratorul creează, configurează și poate suspenda grădinițe. Fiecare modificare rămâne în jurnal, cu autor și oră, iar nimic nu se șterge definitiv: copiii trec prin statusuri (înscris, retras, absolvent). Pentru cererile GDPR, exportul datelor unui copil și anonimizarea reală sunt pregătite în sistem.

Câteva decizii simple au ghidat restul: data nașterii e câmpul central, iar vârsta se calculează, ca să nu se învechească niciodată; codul personal al copilului este opțional, ca să nu blocheze o înscriere.

Ce a câștigat clientul

Clientul are un singur loc pentru evidența grădiniței: copii, grupe, personal, prezență, plăți și cheltuieli. Conducerea vede pe panou câți copii sunt înscriși, grupele active și ce s-a modificat recent. Educatorul găsește alergiile unui copil direct pe fișa lui și vede doar grupa lui.

Fiecare modificare are autor și oră, iar datele copiilor sunt protejate la nivelul bazei de date, cu export și anonimizare pregătite pentru cererile GDPR. Cheltuielile trec printr-un flux de aprobare, cu motiv la respingere.

După lansare, Codepedia oferă 6 luni de mentenanță: reparăm erorile și ne ocupăm de situațiile neprevăzute.